Die 10 Punkte-Checkliste für die Zusammenarbeit mit IT-Freelancern

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Die Zusammenarbeit mit IT-Freelancern bringt einem Unternehmen eine Vielzahl an Vorteilen: Selbstständige im Tech-Bereich sind meist Experten auf ihrem Gebiet, bringen wertvolles Know-how mit und sind flexibel einsetzbar. Doch bevor sich Unternehmen dazu entscheiden, einen Freelancer zu beauftragen, müssen meist eine Reihe an Fragen geklärt werden: Wie sollen Arbeitsprozesse ablaufen? Was wird voneinander erwartet? Und was gibt es rechtlich innerhalb des Vertrags zu beachten? Damit die Zusammenarbeit mit einem IT-Freelancer gut verläuft, ist es wichtig, die Rahmenbedingungen vorab zu klären und eventuelle Unklarheiten aus dem Weg zu schaffen. Unsere 10 Punkte-Checkliste deckt die allerwichtigsten Themen ab, die von Unternehmen vorab bedacht werden sollten. 

1. Aufgabenbereich: Was sind die Aufgaben des IT-Freelancers und wie lautet das Ziel seines Einsatzes?

Einer der wichtigsten Punkte, der vor der Zusammenarbeit mit einem IT-Freelancer geklärt werden sollte, sind die genauen Aufgaben des Freelancers. Welche Leistungen werden von Unternehmensseite erwartet und was ist das Endziel, das mit der Beauftragung des freien Mitarbeiters erreicht werden soll? Je genauer Sie als Unternehmen wissen, wobei Sie Unterstützung und Expertise benötigen, desto besser kann der Tech-Freelancer Ihren Erwartungen gerecht werden. 

2. Skills: Was muss der ideale IT-Freelancer können?

Je detaillierter Sie bei Punkt 1 definiert haben, worum es bei dem Einsatz des IT-Freelancers geht, desto besser kann festgestellt werden, welche Eigenschaften und Qualifikationen der optimale Kandidat haben soll. Überlegen Sie sich also am besten welche technischen Fähigkeiten Sie beim zukünftigen freien Mitarbeiter wünschen und ob eine bestimmte Ausbildung oder spezielle Erfahrungen notwendig sind. 

3. Suche: Wo findet man den passenden IT-Freelancer? 

Die Suche nach einem passenden Tech-Freelancer kann sich manchmal ganz schön schwierig gestalten. Wie kann sichergestellt werden, dass dieser zum Unternehmen passt und dass der potenzielle freie Mitarbeiter über die entsprechenden Kenntnisse verfügt? Auf unterschiedlichen Plattformen tummeln sich eine Vielzahl an Freelancern aus dem IT-Bereich. Trotzdem oder gerade deswegen ist es schwierig, den passenden zu finden. expertlead unterstützt Unternehmen bei der Suche nach dem richtigen Tech-Freelancer und testet dessen Können vorab in einer 4-stufigen Qualitätsprüfung. So können Unternehmen sichergehen, den idealen Kandidaten für das anstehende Projekt zu beauftragen.

4. Zeit: Wann und wie lange benötigen Sie einen Tech-Freelancer? 

Selbstständige arbeiten oft für unterschiedliche Unternehmen gleichzeitig oder monatelang nur für ein einziges Projekt. Damit der gewünschte IT-Freelancer auch genügend Zeit für das Projekt des Unternehmens hat, ist es wichtig, vorab einen zeitlichen Rahmen festzulegen. Fragen, die dabei beantwortet werden sollten, sind unter anderem: Wann soll das Projekt abgeschlossen sein? Wird der Freelancer Vollzeit für zwei Monate oder nur einen Tag pro Woche für ein halbes Jahr benötigt? Soll es feste Arbeitszeiten geben oder kann der freie Mitarbeiter sich diese selbst einteilen? Mit diesen Informationen kann sich der Tech-Freelancer besser organisieren und sichergehen, dass genug Kapazitäten für Ihr Projekt vorhanden sind.

5. Finanzielles: Wie sieht es mit dem Honorar und der Bezahlung aus? 

Ist erst einmal geklärt, ob der IT-Freelancer den technischen Ansprüchen des Unternehmens gerecht wird und ob dieser auch die zeitlichen Kapazitäten hat, muss die nächste wichtige Frage geklärt werden. Nämlich die nach dem Honorar und der Bezahlung. Erfahrene freie Mitarbeiter haben meist einen Stunden- oder einen Tagessatz. In jedem Fall sollten sich der Tech-Freelancer und das Unternehmen dahingehend einig werden. Sollte man sich darauf einigen, nach zeitlichen Einheiten zu zahlen, ist es auch wichtig festzulegen, wie die Zeit erfasst wird. Im zweiten Schritt muss geklärt werden, wie die Bezahlung abgewickelt werden soll. Dazu zählt die Rechnungsadresse, die Vermittlung der richtigen Ansprechperson im Accounting und die Zahlungsart. Dies kann per herkömmlicher Banküberweisung, PayPal oder auch via Kreditkarte geschehen. 

6. Einsatzort: Remote oder im Büro?

Möchten Sie als Unternehmen, dass der IT-Freelancer bei Ihnen im Büro arbeitet oder lieber ortsunabhängig von Zuhause? Viele Freelancer sind das ortsunabhängige Arbeiten gewohnt und sind oft sogar effektiver, wenn Sie in Ihrem eigenen Umfeld tätig sind. In manchen Fällen kann es aber sinnvoll sein, dass freie Mitarbeiter im Büro des Unternehmens arbeiten. Zum Beispiel dann, wenn der Freelancer für einen bestimmten Zeitrahmen Teil eines Teams werden soll oder der tägliche Austausch mit Kollegen essenziell ist. 

7. Kommunikation: Welche Tools werden benutzt und wer ist Ansprechpartner?

Gerade wenn freie Mitarbeiter ortsunabhängig arbeiten ist es wichtig abzuklären, wie kommuniziert wird. Gibt es ein internes Kommunikationstool, ein Programm für Projektmanagement, ein Cloud-System oder sollen Updates einfach per Mail geschickt werden? Außerdem gilt es zu definieren, wer Ansprechpartner für gewisse Themen ist bzw. an wen sich der Tech-Freelancer bei Unklarheiten wenden kann. 

8. Arbeitsmaterial: Welche Programme und Software werden benutzt?

Die nächste Frage, die es zu beantworten gilt, ist die nach den Programmen und der Software, die für die Bearbeitung der Aufgaben des freien Mitarbeiters benötigt werden. Dabei sollte auch geklärt werden, ob der IT-Freelancer die internen Programme des Unternehmens nutzen kann oder mit seiner eigenen Software arbeiten soll.

9. Rechtliches: Was sollte in den Vertrag?

Bei der Zusammenarbeit mit einem freien IT-Mitarbeiter ist ein Vertrag mit bestimmtem Regelungsgehalt sinnvoll. Gerade dann, wenn der Tech- Freelancer länger für Sie tätig ist und er mit internen Daten zu tun hat. Entsprechende Beauftragungen sollten etwa die folgenden Punkte berücksichtigen:

  • Leistungserbringung und eine genaue Beschreibung der Tätigkeit 
  • Genaue Vergütungsregelung
  • Regelungen zur Rechnungsstellung 
  • Voraussichtliche Projektdauer und Konditionen zur Vertragsauflösung 
  • Rechte zur Übertragung des geistigen Eigentums und Nutzungsrechte
  • Vertraulichkeitsverpflichtung
  • Haftungsfragen 

10. Selbstständige Tätigkeit: Scheinselbstständigkeit vermeiden

Ein Freelancer ist kein abhängig beschäftigter Mitarbeiter und daher vom Unternehmen auch anders zu behandeln als Festangestellte. Ist das Verhältnis zwischen einem Unternehmen und einem Freelancer ähnlich zu dem eines Festangestellten, so kann die freiberufliche Tätigkeit unter Umständen als Scheinselbstständigkeit angesehen werden und ggf. zur Nachzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen und Steuern führen. Der Vertrag sollte daher Regelungen enthalten (und diese entsprechend bei der Zusammenarbeit beachtet werden), um eine solche Einordnung möglichst auszuschließen. Einer der wichtigsten Punkte bei selbstständiger Tätigkeit ist, dass Freelancer immer weisungsfrei sind, ihren Arbeitsort selbst wählen können und nicht in den Betrieb des Kunden eingegliedert werden. Als Unternehmen sollte darauf geachtet werden, dass die oben genannten Punkte eingehalten werden. 

Fazit:

Vor der Zusammenarbeit mit Tech-Freelancern gilt es also eine Reihe an Fragen zu klären. Das ist wichtig, damit alle Seiten wissen, was voneinander erwartet wird und Enttäuschungen vermieden werden. Sind diese Themen aber einmal geklärt, steht einer erfolgreichen Zusammenarbeit mit IT-Freelancern nichts mehr im Weg! 

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